アレってなんだっけ?

日々の生活や人生で気になること、疑問に思うことについて解説してみました。ちなみにアレは「That」です。失礼しました。お大事に。

生活のヒント

社会人のマナーで言葉遣いや電話でのやり取りと取次について

2017/02/18

社会人になって一番困るというか、心配なのがマナー。それも言葉遣いですよね。今までは、せいぜい学校の先生とか、バイト先の先輩ぐらいしか目上の人と話さなかったけど、今度は360度、周りに敬語を使わないといけないし。特に電話のやり取りっていうか、取次が心配。っていう僕ちゃんにお伝えします。

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社会人のマナーで言葉遣いは?

社会人のマナーっていうか、言葉遣いっていわれてもねえ。ちゃんと研修受けないと難しいですよね。

全国チェーンのお店とかでバイトしていると、一応敬語ってならっていますよね。でも、よく言われるのが「〇〇でよろしいですか」っていうのが、うざいとか、ビジネス上はおかしいっていうもの。

お客商売の場合はそれでもいいのかもしれませんが、取引先と話ときなどに、やたら「〇〇でよろしいですか」を連発されると、相手からは全然ダメって思われます。

ということで、バイトしていたから大丈夫って思っている人も、入社した会社でマナー研修があるのならば、一度今までのことは全部忘れて、一から覚えていってください。

また、職種とか業界によっても多少そのあたりの慣習がちがったりしますが、だいたいマナー研修で習うことは、どの業界でも恥ずかしくないというレベルなので、まずは一度それを取り入れて、後は先輩が行っているものを見ながらアレンジしていってください。

それから、言葉遣いはやはりいつも使ってないととっさにでませんよね。ですから、会社では当然敬語を遣いますが、自然と出てくるまでは同期とかと話すときも、タメ口じゃなくて、社内では敬語で話してみてください。

自在にあやつれるようになったら、オフタイムは砕けた調子でもいいですけど、オンとオフがまだ使い分けができないときは、日頃から使ってないと、とっさにタメ口になりますから、気を付けましょう。

あと、マナー研修でならっても、そんなに中々話せるようにはなりませんよね。そういう時は、同じ部署の先輩で、言葉遣いがきれいというか、いいなっていう人の話し方を真似するようにしてみてください。

特に最近はメールが多いから、電話も少なくなっているかもしれませんが、その人が電話で話している時は、ちょっと聞き耳をたてておくと、そういう風に言えばいいんだっていうのが分かります。

まずは、マネからはいるのも、ビジネスの基本ですからね。素敵な先輩がいることを願っています。

社会人のマナーで電話は?

と言っても、何が難しいって電話ですよね。電話って、相手が見えないから、親しい人でも中々意思疎通が難しいですよね。

それに、最近は若い人は電話じゃなくてメールだし、電話も携帯だから家の人が出て取り次ぐってことも少ないしってことで、電話恐怖症の若い人は多いかもしれません。

が、これはもう数をこなすしかないですね。とにかく率先して部署の電話に出るぐらいでちょうどいいと思います。

自信がないと、中々電話にでることができませんが、そうすると新人のくせに先輩に電話に出させるのかってことになります。

とりあえず出て失敗するのなら許されますが、その前の段階で尻込みしていると、あいつはダメだと言うレッテルを貼られますからね。

もちろん敬語は使えて当たり前ですが、最初のうちは少々の失敗は大丈夫。もちろん、タメ口はダメですが、一生懸命さが伝われば、最初の半年ぐらいは変な敬語でも笑って許してもらえます。

まずは、3コール以内に出る。これをモットーとしましょう。あとは、その会社によって違いますが、「はい、チリバツ本舗でございます」でいいのか、「いつもありがとうございます。チリバツ本舗でございます」の方がいいのかは、最初の研修や先輩たちの応対見て、対応してくださいね。

これさえ出来れば、もう半分ぐらい終わったようなものです。あとはわからないことは、「少々お待ちください」で保留にして、周りの人に聞けば大丈夫。

このときに、受話器を手で覆うのではなくて、必ず「保留ボタン」を押してくださいね。意外と受話器を手で覆うのは、こちらの声が聞こえてしまいますからね。


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社会人のマナー電話の取次ぎは?

あと、最初のうちはこちらからかけるよりも、電話を取るということが多いと思います。留守番だったり、部署的に新人は3コールで取らないといけませんからね。

その場合に、「〇〇さんいらっしゃいますか」っていうのが多いですよね。先輩だったり、上司だったり。その時の対応が、また不安ってことが多いと思います。

まあ、これは家の電話と一緒です。「はい、チリバツ本舗でございます」って出たら、「ヨレゾーコーポレーションのシケ田ですが、社長いらっしゃいますか」なんてのがありますよね。

社長がいればいいんですけど、いない場合や会議中、社内なんだけどどっかで与太話しているときとか、どうすればいいんでしょうか。

まず、基本的にはいないことを伝えて、折り返し電話するかどうかを尋ねるってことになります。

外出ならいいんですよ。「申し訳ございませんが、現在外出しておりまして、◯時の帰社予定です」とか、「本日は戻らない予定です」とか言って、「戻りましたら折り返しお電話いたしましょうか」と聞いて、電話番号と社名とお名前を聞いて、復唱すればO.K.です。

が、社内で与太話してそうなばあい。トイレとかでもそうですよね。「現在与太話をしているみたいで、どっか行ってしまいまして」とはいえません。そういう場合は、「現在席を外しておりまして、折り返しお電話いたしましょうか」って言えば大丈夫です。

その場合、先方がすぐなら折り返しほしいけど、時間がかかるようなら、また電話するってこともあって、「社内ですか」とか「どれぐらいで戻られますか」って聞いてくることがあります。

そうは言われてもわからない場合は、分からなくて大丈夫なので、「社内と思いますので、それほど時間はかかりませんが」とか「会議ですので、12時ぐらいになりそうですが」とか言えば大丈夫です。

ということで、その辺の対応がわかれば、電話も怖くないですよね。で、これまた他の先輩がどういう風に応えているかを聞いていると、そのあたりも洗練されてきます。

中にはお局がいて、「チキオくん、さっきの電話、ああいう場合は、〇〇っていうものだから」って言って来る場合もありますが、1年目はありがたく聞いておきましょう。

ということで、家の電話も率先して取るようになると、更に磨きがかかります。頑張ってみてください。


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yorezoの戯言

最初に勤めた会社では、隣の部署の部長が、やたら「アレがこれで」しか言わない人でしたが、電話でも「アレでして」って言っていて、よく伝わるなあと感心したことあります。

まあ、その人はその分野では大御所だったから、取引先とかも「アレで」が通じたんでしょうけどね。20年以上社会人をしていると、アレも通じるようになりますが、最初のうちは、一つひとつクリアしていきましょう。では、良い電話応対を。

※新社会人・新生活についての記事は、こちらにまとめてあります。
新社会人のマナーや新生活についてのまとめ一覧

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