アレってなんだっけ?

日々の生活や人生で気になること、疑問に思うことについて解説してみました。ちなみにアレは「That」です。失礼しました。お大事に。

生活のヒント

社会人のマナーでメールの返信や送信の時間帯は?

2017/02/18

現代は、ビジネス上の連絡もメールがメインになりましたよね。ですが、ビジネスメールって、学生時代の友人へのメールとは違います。ってことで、新社会人の人で、ビジネスメールをどう送ればいいのか、返信はどう書くのか送信の時間帯とか気をつける点があるの?っていう僕ちゃんにお伝えします。

スポンサードリンク

社会人のマナーでメールについて

メールって、今の若い人だと普通にやり取りしているから、敢えて説明する必要もないって言う気もするけど、これまた電話と一緒で、ビジネスメールとなると、ちょっとマナーというかルールがあります。

まず、携帯やスマホでは、かなり親しくなったり緊急を要する時以外は送りません。基本的には会社のパソコンから送受信します。

これは情報漏えいやウィルス対策の観点からも、社内でそう決められている会社も多いので注意してください。

で、あとは、手紙と一緒っていっても、最近の人は手紙を書かなかったですからね。ビジネス文章として、送るってことです。

パソコンでのメールを出したことがないっていう人もいるかもしれないので、一応解説しておきますね。

「To」は宛先です。社内なら、部長なのか課長なのか、先輩なのか、取引先なら、担当者ですよね。その人のメールアドレスを入力します。

その下の欄に「CC」っていうのがありますが、これは情報を共有したい人。まだ新人だから、一人だとちょっと心配とか、上司から「必ず俺にもCCにしておけ」とか言われた場合に、その人のメルアドです。

また、先方も担当者を含め3人、こちらも自分と上司で会議したときに、「この件については、改めてご連絡します」とかなったときには、そこにいた人全員に送る必要があったりするので、その時は、そのメンバー全員のアドレスを入力します。

当然その場合は、先方の担当者、先方で職制が高い人(部長とか課長とか)、同僚って言う順番で、その後、自分の会社の上司とかを入れます。

あと「BCC」っていうのもあります。これは他の人には知らせないで、一緒送るというもの。特にまだ顔合わせをしてない人へ、新しいプロジェクトの案内とか送る時は、いきなり「CC」だと、この人誰?ってなるので、「BCC」を使います。

あとは、一応上司にも知っておいてほしいけど、敢えて先方にはこちらの上司に伝えていることは知らせなくてもいいとかいう場合も、「BCC」に上司のアドレスを入れておいたりします。

ここまでが宛先。そしてその次は「件名」って言う欄があります。メールのタイトルですね。「◯月◯日の会議について」とか、「チリバツプロジェクトについて」とか、会食したあととかだと「お礼」とか言う風になります。

そして、本文。本文では、改めて宛先を書きます。

チリバツ本舗
開発部長 シケ田シケ蔵 様

という風に、会社名、役職、名前と書いて、名前には様を付けます。で、件名等は書いてあるので、
いきなり本文ということになります。

が、一応「お世話になっております」とか、「先日はありがとうございました」とかぐらいは書いてください。

手紙みたいに「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます・・・ナンチャラカンチャラ・・・」は必要ありません。っていうか、書くとうざいって言われます。

そして、最後は「以上、よろしくお願いいたします」とか、その辺は手紙と一緒で大丈夫。

署名は、会社名と部署と名前と連絡先になります。パソコンのメールソフトには署名を保存する機能があるので、一度作っておくと、次回からはそれを使えばいいでしょう。

スットコドッコイコーポレーション
事業開発部
ヨレ田ヨレ蔵
e-mail:yoreta@suttokodokkoi.com
tel:0123-456-7890
東京都千代田区5番長40-40
チキチキビル44階

みたいなカンジですかね。まずは、最初は社内メールからだと思いますので、上司や先輩からのメールを見てみて、それを真似して送るようにしてみてください。

社会人のマナーでメールの返信は?

で、最初のうちは送信というよりも、来たメールに返信っていう場合が多いと思います。その場合は、来たメールに「返信」というところをクリックすると、本文が書けるようになりますので、返事を書いてください。

件名は自動的に「Re ○月◯日の会議の件」とかになるので、そのままでO.K.です。っていうか、そうしないと、送ったほうが何のメールか分からなくなるので、そのままにしてください。

で、あとは上に書いたように、送り先の担当者について、会社名部署・役職と名前を書いて、様を付けます。

まずは「お世話になっております。メールありがとうございます」と、メールをいただいたお礼を書いて、あとは本文ということで、本題でO.K.です。

で、最後に署名をして、もう一度読み直して誤字脱字がなかったら「送信」を押してください。

ここで気になるのが、その件を何度もやり取りしていると、件名に「Re;Re;Re;」という風に、「Re」がたくさんついてしまいます。

そっちの方がわかりやすい場合はいいんですが、あまりに多い場合は、3~4回目で、タイトルを替えてもいいでしょう。

「承知しました」とか、「◯◯の件につきまして」とか、そのあたりも、業界によって、多少ルールが異なるので、先輩や上司の返信を参考にするといいでしょう。


スポンサードリンク

社会人のマナーでメールの時間帯は?

それから、よく聞かれるのがメールを送る時間帯っていうもの。メールですから、それほど気にすることはありません。

こっちは深夜になっていて、明日の件なんだけど、明日は朝から出張とか言う場合は、夜に送っておいても大丈夫です。先方は朝来て読むってことで。

ただ、お昼休みとかは、意外とメールを送ると、ご飯食べようと思っていたのに、そのメールの処理をしないといけなくなってってことがあるので、一応急ぎじゃないときは、お昼が終わってからのほうがいいでしょう。

急ぎの場合は「お昼休み中に申し訳ございません」とか、一文入れるといいでしょう。これは、深夜早朝のメールにも気になるようだったら、入れておくと安心ですね。


関連ウッシッシな記事

yorezoの戯言

メールは電話と一緒で、送受信だけなら、若い人は問題なくできると思いますが、ビジネスマナーにのっとってってなると、ちょっと注意する点がありますよね。

ちなみに、社長以下の一斉メールだったのを知らずに、送信者が同期だったので、「だうも、お疲れ様です」って返事をしたら、送信者が飛んできて、「あれって社長にも返信されるんだけど」っていうことがありました。

まあ、スットコドッコイ社員だから、別に社長からは何も言われませんでしたが、他の部長からは、私の顔をみると「だうも、お疲れです」って言われてしまいました。

ってことで、そのあたりは気をつけてくださいね。では、良いメールを。

※新社会人・新生活についての記事は、こちらにまとめてあります。
新社会人のマナーや新生活についてのまとめ一覧

スポンサードリンク

-生活のヒント
-,